Home Office: como se adaptar e ter melhores rendimentos

Olá! Aqui é o Sidney da Toulouse.

Em pouco tempo, o Coronavirus causou um forte impacto mundial. Escolas sem alunos, ruas vazias e muitas dúvidas, principalmente a respeito do que vai acontecer com as empresas e com a economia global. Isso tudo você já sabe, certo? Mas o que você pode fazer para manter sua empresa ativa? Simples: Home Office! E neste artigo quero te ajudar, caso o Home Office tenha se tornado uma alternativa para você.

Aqui na Toulouse também estamos preocupados com o Cononavirus e fazendo o possível para nos mantermos fora do risco de contágio, o que para nós foi fácil. Isso porque nossa equipe já tem um grande know-how sobre Home Office, pois trabalhamos dessa forma desde 2014. E como nós temos como principal missão a de ajudar empresas, decidi compartilhar nossas experiências com você, como uma forma de te ajudar neste momento. Afinal, agora é a hora de unirmos forças! Tudo isso vai passar, e em breve sairemos todos fortalecidos!

Para você ter uma ideia, a Toulouse tem um escritório na Av. Paulista para atendimento a clientes, mas a direção e os colaboradores estão, literalmente, espalhados pelos 4 cantos do mundo! A administração fica em Mairiporã, temos designers em Atibaia e no Japão, uma redatora na China e 3 em Santa Catarina, e uma VP de mídia nos Estados Unidos. Além disso, temos fornecedores de plataformas digitais em Santa Catarina, e também gráficas, fotógrafos e cinegrafistas em todo o Brasil.

Antes do Home Office e do Inside Sales, que você vai ver daqui a pouco neste artigo, os clientes da Toulouse eram todos regionais, em uma distância máxima de 50km da nossa unidade na Av. Paulista, justamente para evitar deslocamentos longos para o fechamento de contratos e de atendimentos. Inclusive, eu fazia esse deslocamento, que além de cansativo me fazia perder tempo produtivo por causa do trajeto. Depois do Home Office e do Inside Sales, conseguimos atender mais clientes com a mesma equipe e expandimos nossa área de atuação, com muito mais tempo para nos dedicarmos aos objetivos dos clientes e da própria Toulouse. Hoje temos clientes em diversas cidades de São Paulo, em Santa Catarina, Pará, Minas Gerais, Rio de Janeiro e também no exterior, a exemplo do Miss Brasil World, nos Estados Unidos.

Isso é possível porque planejamos tudo antes da implementação do Home Office, e é por isso que decidi compartilhar todo esse know-how com você. Primeiro estabelecemos os acordos de trabalho, ou seja, os horários, as funções, envio de relatórios e materiais, etc. Em seguida, procuramos plataformas digitais para nos auxiliar na administração, na produção, na entrega dos materiais aos clientes e na análise e relatórios.

Hoje, em 2020, continuamos com a mesma equipe, utilizando os seguintes softwares:
– Trello, para administrar o fluxo de trabalho;
– Asana, para passar os jobs para cada responsável;
– Exact Sales, para prospecção de clientes através de Inside Sales;
– mLabs, para programação de posts em redes sociais e blogs;
– RD Station, plataforma de Inbound Marketing com automação de marketing digital e controle da base de leads, incluindo relatórios;
– TotalVoice, para ligações telefônicas;
– Skype, Whereby, Hangouts e WhatsApp, tanto para a comunicação com nossa equipe quanto para atendimento a clientes.

Sobre o Inside Sales, utilizamos essa metodologia desde 2017, onde a prospecção e vendas são feitas todas de forma remota, sem que nossa equipe de prospecção e atendimento tenha que se deslocar. Entre as empresas que usam o Inside Sales, inclusive alguns clientes da Toulouse, todos afirmam que o processo de prospecção e vendas ficou mais fácil, mais rápido e mais econômico, ainda mais quando associado às estratégias de Inbound Marketing.

Agora pense. A situação está causando transtornos para praticamente todas as empresas. Mas a história nos prova que, em momentos como esse, as empresas que se mantêm ativas e positivas, atendendo seus clientes para sanar suas necessidades, se sobressaem depois que tudo é resolvido, pois cria-se um vínculo com os clientes, que passam a perceber a empresa como uma aliada.

Antes do Coronavírus, eu já conversava com muitos empresários sobre o Home Office, e o que percebemos de vantagens em comum são:
– aumento mínimo de 40% na satisfação dos funcionários, que se sentem mais dispostos e confortáveis;
– aumento mínimo de 30% no rendimento dos funcionários, por causa da flexibilidade de horários;
– aumento mínimo de 500% na prospecção de novos clientes, pois os vendedores não perdem tempo com deslocamento;
– economia com transporte, alimentação, aluguel e diversas outras contas;
– maior facilidade no controle das tarefas com o uso dos softwares;
– maior retenção de talentos, pois os profissionais tendem a se esforçar mais para garantir o Home Office.

E agora, com a situação global do Coronavírus, muitas pessoas ao redor do mundo estão trabalhando em Home Office, já com resultados e opiniões positivas. E para você saber como se adaptar ao Home Office de uma forma tranquila e com aproveitamento, vou passar algumas dicas que foram essenciais para a equipe da Toulouse.

– Pegue tudo o que você usa para trabalhar na empresa, como computador, impressora, agenda e outros.
– Combine com seus gestores e sua equipe o seu horário de trabalho no Home Office, e também quais ferramentas online serão usadas para suas tarefas e para reuniões.
– Tenha internet de banda larga, e mantenha uma fonte secundária, como por exemplo seu Smartphone, para usar em situações de quedas no sinal. O seu Smartphone pode ser usado como um roteador de internet.
– Separe um cômodo da sua casa para ser seu escritório, de preferência um onde não tenha distrações, como rádio e TV.
– Vista-se como se estivesse indo para a empresa.
– Avise seus familiares que eles não devem te incomodar durante o horário de trabalho. Isso pode ser o ponto mais difícil, ainda mais agora que famílias inteiras estão em casa. Uma dica é ter calma e explicar que você precisa trabalhar, mas assim que for possível, você vai falar com os familiares. Pode ser uma boa ideia usar a técnica do Pomodoro, onde você se concentra ao máximo durante 25 minutos. Depois desses 25 minutos, pode descansar durante 5 minutos, e aproveitar para ver como os familiares estão. Use o cronômetro ou despertador do celular para controlar o tempo de concentração (25 minutos) e o de descanso (5 minutos).

– Evite as tarefas domésticas e pessoais durante o horário de trabalho. Execute-as antes ou depois do horário.
– Caso você precise trabalhar fora do horário estabelecido, avise seus gestores e equipe.
– Se você precisar usar seu computador de trabalho para atividades pessoais, crie um novo usuário. Assim você separa suas tarefas sem ter confusão.

Como você viu, o Home Office traz muitas vantagens. Mesmo depois que essa fase do Coronavírus passar, você ainda pode se beneficiar do Home Office, como vai acontecer com muitas empresas e funcionários. Eu quero ajudar você a passar por esse momento com mais tranquilidade e, por isso, estou disponível para orientar a implementar essa estrutura em sua empresa e, assim, minimizar o impacto. O bom é que essa estrutura já é uma tendência mundial de trabalho e pode ser adotada para sempre na sua empresa. Além disso, agora é um momento em que o marketing pode ajudar sua empresa, com estratégias bem definidas para atrair leads e clientes, e assim prestar o atendimento e vendas sem sair de casa. Lembre-se: a situação é delicada, mas as pessoas continuam precisando dos seus produtos e serviços. E como tudo passa, ao prestar um bom atendimento agora, sua empresa se destacará depois que o Coronavírus estiver sob controle.

E para finalizar, quero te convidar para uma consultoria gratuita, com duração de 15 minutos, onde a gente pode falar sobre Home Office e eu te passo informações importantes, de acordo com sua realidade atual. É só clicar aqui > Consulta Gratuita.

Forte abraço,
Sidney Miyazaki